資訊部門的年度目標與預算，是一項重頭戲，關乎 IT 部門的營運是否可以順利進行。

稽核重點：是否擬定年度計劃？是否軟硬體設備採購經由內部審核程序？是否有編列預算處理等等。

提供資料：年度計畫與預算書
年度預算該怎麼編？我想這是 IT 主管相當頭痛的問題，因為關係著，要不要得到錢？業務能不能順利推動等問題。

我們公司的作法是，每年的年底提出下一年度的資訊預算，並於年中的時候，視預算執行成果以及當時環境的狀況，修正下半年度的預算。

在說明怎麼做編列預算之前，我們先看一下資訊部門應編列的預算項目有哪些：

1.人力預算
2.國外出差預算
3.一般費用預估：修繕費、教育訓練（外訓）費、其他（網路通訊費）
4.重大專案支出
5.固定資產購置
6.資訊部門設備購置

以上這些項目，除了一般費用項目是固定支出外，其他的部份都與資訊部門的年度計畫息息相關。

所以回到源頭，我們應該先談，資訊部門如何做年度計畫？以及該蒐集哪些資訊？

年度計畫通常包括三個部分：工作目標（或專案目標）、資源需求（人力、系統、設備等）以及執行方案。

工作目標怎麼訂定？通常會承襲公司的目標與政策或者老闆的交付以及各單位提出的需求。例如：降低營運成本，這個目標說起來很廣泛，不僅僅是資訊部門一個單位的事情，如果以資訊部門的角度，從其所轄的業務範圍中，去思考如何透過資訊技術來達成這個目標，有跨部門需求時，如何與跨部門主管溝通並取得共識，這是資訊主管所應該努力的項目之一。

舉例來說，如果我們的工作目標是降低公司的列印成本。則欲完成此工作目標，我們必須先分析：目前公司列印所花費的成本有哪些？市面上有哪些新的供應方案可以參考？目前耗材的成本居高不下，是供應商價格過高的問題？或是同仁列印習慣不好的問題？（是否有重複使用的觀念？是否在列印前先行預覽或者是否有提供多張列印一張的功能？是否雙面列印等等）

除此之外，設備的故障率是否過高？是否有浪費的問題等，將列印的過程中所衍生出的各項問題，先釐清其問題的根本之後，再來思考是否設備需要更換？是否租賃？是否汰換供應商？是否導入列印管理軟體？是否提昇列印效率/效益等（提供多頁列印、估算列印費用等）。綜合評估後，來決定所要採用的方案，並擬定所需要的人力物力相關資源。

這樣，要完成此工作目標所需搭配的預算，就可以得到一個比較完整的估算，專案的執行成果也比較容易掌握。

資訊審計在這部份要稽核的是，重大專案是否有事先編列預算？採購軟硬體設備是否經過內部審核程序以及相關的驗收。其目的為何？我沒有問過審計人員，但我想應該還是避免人為的舞弊。OK，關於採購審計的部份，我們後續再聊。

全系列文章列表